Schimbarea contabilului, pas cu pas
Majoritatea amână schimbarea din teama că pierd ceva pe drum. În practică, un transfer bine făcut durează câteva zile și nu vă oprește activitatea.
Oamenii rămân cu un contabil nepotrivit mult mai mult decât ar trebui, și aproape niciodată din loialitate. Motivul e teama: că se pierd documente, că rămân lucruri nerezolvate, că noul contabil va găsi probleme pentru care vor plăti.
Teama e de înțeles, dar transferul e o procedură obișnuită, pe care o facem frecvent. Iată cum arată.
1. Verificați ce aveți, înainte să anunțați pe cineva
Faceți o listă scurtă: unde sunt documentele firmei, cine le deține, la ce aveți acces direct. Nu trebuie să fiți exhaustiv. Scopul e să știți de la ce porniți.
2. Cereți o evaluare, nu o ofertă
Înainte de orice decizie, cereți noului contabil să se uite la situația actuală și să vă spună sincer în ce stare e. O evaluare onestă vă spune și dacă schimbarea merită, și cât de mult de lucru e la preluare.
Dacă cineva vă dă un preț fără să fi văzut nimic, prețul acela se va schimba.
3. Alegeți momentul
Există momente mai bune și mai proaste în an pentru un transfer. Nu trebuie să le știți dvs.; întrebați. Un contabil care vă spune „oricând, nu contează” fie nu vrea să vă descurajeze, fie nu s-a gândit.
4. Anunțați corect, în scris
Relația cu contabilul actual se încheie formal. Un mesaj scris, politicos și clar, cu data de la care încetează colaborarea și cererea de predare a documentelor. Nu e nevoie de explicații lungi și nici de reproșuri.
5. Predarea documentelor
Aici apar majoritatea blocajelor. Cereți lista completă a ceea ce vi se predă și verificați-o la primire. Dacă ceva lipsește, cereți în scris, o singură dată, cu termen.
- Documentele contabile ale perioadelor închise.
- Situațiile și raportările depuse.
- Accesele și parolele care aparțin firmei, nu persoanei.
- Orice corespondență cu instituțiile.
6. Prima lună cu noul contabil
E luna în care se repară ce e de reparat și se stabilește cum lucrați mai departe: cum trimiteți documentele, când primiți raportarea, pe cine sunați. Investiți puțin timp acum, ca să nu reveniți la același punct peste un an.
Ce nu ar trebui să se întâmple
Nu ar trebui să rămâneți fără acces la propriile documente, nu ar trebui să fiți pus să alegeți între a plăti ceva nedatorat și a primi dosarul, și nu ar trebui să aflați de probleme abia după ce ați semnat cu altcineva. Dacă se întâmplă, spuneți-ne — am mai văzut situația.
